Prowadzenie firmy wiąże się z ponoszeniem rozmaitych kosztów. Warto wiedzieć, że część z nich można poddać optymalizacji i dzięki temu wydawać mniej pieniędzy na funkcjonowanie działalności. Mądre oszczędzanie w firmie przynosi wiele korzyści. Sprawdź, czy jako właściciel przedsiębiorstwa znasz przywołane w tym artykule metody na obniżenie kosztów jego prowadzenia.
Na czym warto oszczędzać w firmie?
W większości firm istnieją procesy i obszary, które generują duże wydatki. Część z nich można z powodzeniem obniżyć bez ryzyka pogorszenia warunków funkcjonowania całej firmy. Oto kilka przykładów takich działań:
Podróże służbowe
Wyjazdy służbowe są codziennością korporacyjnych pracowników różnego szczebla. Utrzymanie floty samochodów, opłacenie rachunków za taksówki, hotele czy przeloty pochłania mnóstwo pieniędzy. Nawet sporadyczne podróże w małych firmach wiążą się z wysokimi wydatkami. Optymalizacja kosztów wyjazdów służbowych jest możliwa, ale wymaga rozsądku. Warto szukać oszczędności, ale trzeba uważać, by nie ucierpiał na tym wizerunek firmy. Gdzie zatem mądrze obniżać koszty?
• korzystanie z taksówek – ustal w firmie zasadę, że z taksówek można korzystać tylko w sytuacji, gdy z docelowym miejscem podróży nie ma połączeń transportem miejskim. Wyjątkiem może być np. wyjazd z dużym lub cennym bagażem. Poza taksówkami istnieją także inne, tańsze opcje poruszania się samochodem. Dziś nie trzeba już ograniczać się wyłącznie do korporacji taksi. Czasem wystarczy prosta aplikacja w telefonie, by z miejsca na miejsce przemieszczać się tanio i wygodnie.
• flota samochodów – zainwestuj w auta z instalacją LPG albo małe modele, które palą mniej benzyny czy oleju napędowego. Pamiętaj jednak, że Twoi handlowcy spędzają w samochodach mnóstwo czasu. Aby zapewnić im dobry komfort jazdy, nie wybieraj najprostszych i najtańszych aut. Postaw na samochody wygodne, wyposażone w klimatyzację, ale oszczędne w eksploatacji. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy nadal będą zadowoleni z pojazdów, a firma zaoszczędzi.
• hotele – opłacanie pracownikom noclegów w najdroższych obiektach hotelowych nie jest rozsądnym pomysłem. Takie miejsca zapewniają prestiż, ale utrzymanie dobrego wizerunku firmy nie wymaga sypiania w 5-gwiazdkowych hotelach ze SPA i basenem. Obiekt powinien być, oczywiście, komfortowy i nowoczesny, ale w zupełności wystarczy standard 3 gwiazdek. Ponadto nowo wybudowane hotele 3-gwiazdkowe bywają dużo wygodniejsze niż starsze obiekty o wyższym standardzie.
Funkcjonowanie biura
Koszty związane z administracją biurową to kolejny obszar, który można poddać optymalizacji wydatków. Zapewnienie kadrze odpowiednich warunków i narzędzi do pracy pochłania wiele środków. Cześć z nich można zaoszczędzić, podejmując rozsądne decyzje. Oto propozycje niektórych z nich:
• artykuły biurowe – zszywacze, foliowe koszulki, teczki i długopisy zamawiaj w hurtowniach. Unikaj
marketów czy sklepów papierniczych, bo robienie tam zakupów jest droższe i pochłania cenny czas. Możesz podpisać umowę z firmą, która będzie dostarczała do Twojej siedziby artykuły biurowe oraz spożywcze, np. kawę lub ciasteczka na spotkania z kontrahentami. Takie przedsiębiorstwa oferują zazwyczaj dobre ceny i szybki czas realizacji zamówień. W ramach długoterminowej współpracy możesz wynegocjować np. stałe rabaty albo darmową dostawę.
• wydruki – obecnie nie trzeba już drukować tylu dokumentów, co kiedyś. Wprowadź w firmie ich elektroniczny obieg, aby ograniczyć koszty związane ze sprzętem, papierem i tonerami. Twoi kontrahenci mogą wysyłać faktury mailem, Ty także masz narzędzia, by w ten sposób rozliczać się ze swoimi klientami. Ponadto zmniejszenie liczby wydruków pozytywnie wpływa na środowisko naturalne, co dla wielu współczesnych firm jest ważną wartością.
• media i usługi – sprawdź, czy dostawca prądu albo Internetu może zaoferować Ci umowę na lepszych warunkach niż teraz. Jeśli nie, rozważ zmianę operatorów. Nie warto być lojalnym wobec dostawców usług czy mediów. Na rynku panuje duża konkurencja, zatem skorzystaj z tego i wynegocjuj dla firmy nowe stawki. Uczul też pracowników, by w miarę możliwości oszczędzali media. Ze swojej strony zamontuj w firmie energooszczędne żarówki, oświetlenie włączane ruchem oraz nowe spłuczki w toaletach, które zużywają mniej wody. Nawet drobne zmiany mogą zaowocować obniżeniem rachunków.
Na czym w firmie nie oszczędzać?
Wielu pracodawców mylnie sądzi, że największe oszczędności można osiągnąć, gdy zmniejszy się koszty pracownicze. Naturalnie, przeprowadzenie zwolnień lub obniżenie uposażeń na pewno pozwolą odłożyć pieniądze, ale będzie to krótkotrwała korzyść. Pamiętaj, że źle opłacana, zanadto obciążona obowiązkami lub zestresowana kadra nie będzie efektywnie pracować. Oszczędzanie na ludziach nie jest dobry wyjściem, jeśli chcesz utrzymać firmę na rynku.
Skoro prowadzisz przedsiębiorstwo, nie oszczędzaj także na jakości. Twoi klienci na
pewno szybko zauważą, kiedy zaczniesz używać gorszych materiałów lub świadczone przez Ciebie usługi staną się mniej wartościowe. Wiele firm upadło, ponieważ początkowo oferowały świetne produkty, które z czasem, w wyniku oszczędności, zaczęły być coraz gorszej jakości. Pamiętaj, że współcześni konsumenci są czujni i dobrze wyedukowani, zatem nie próbuj sprzedawać im czegoś, co znacząco odbiega od standardów Twoich wcześniejszych usług czy produktów.
Podsumowanie
Mądre oszczędzanie firmowych zasobów ma sens. Warto poszukiwać obszarów, które można zoptymalizować i dzięki temu wydawać na nie mniej pieniędzy. Pamiętaj jednak, by nie okazywać skąpstwa. To źle świadczy o pracodawcy i negatywnie wpływa na wizerunek całej firmy.